Outsourcing sprzedaży nie zaczyna się w momencie wykonania pierwszego telefonu albo wysłania pierwszego cold maila. Dobrze przygotowany projekt zaczyna się wcześniej — od zebrania informacji, które pozwalają zewnętrznemu partnerowi zrozumieć, komu firma sprzedaje, jaki problem rozwiązuje, jak wygląda proces decyzyjny klienta i w którym momencie powinna przejąć dalszą rozmowę.
Jeżeli partner otrzymuje jedynie stronę internetową, ogólną prezentację i komunikat „szukamy klientów z branży produkcyjnej”, pierwsze tygodnie projektu zostaną przeznaczone na odtwarzanie wiedzy, którą firma często już posiada.
Dlatego przygotowanie do outsourcingu sprzedaży B2B powinno obejmować nie tylko przekazanie materiałów handlowych. Trzeba ustalić hipotezy segmentów, propozycję wartości, role w procesie, sposób raportowania oraz zasady przekazywania szans sprzedażowych.
Najważniejsza zasada
Partner zewnętrzny może przejąć znaczną część procesu sprzedaży, ale nie powinien zgadywać, czym firma chce wygrać rynek i jak wygląda dobra szansa sprzedażowa.
Co firma powinna przygotować przed rozpoczęciem outsourcingu sprzedaży?
Nie potrzebujesz perfekcyjnie opisanej strategii na kilkudziesięciu slajdach. Potrzebujesz informacji pozwalających rozpocząć rozsądne testowanie rynku i szybko wyciągać wnioski.
Oferta
Zakres usług lub produktów, najważniejsze warianty, ograniczenia oraz to, czego firma świadomie nie chce sprzedawać.
Obecni klienci
Przykłady firm, które kupują najczęściej, najwięcej lub najłatwiej osiągają wartość z rozwiązania.
Historia sprzedaży
Wygrane i przegrane tematy, powody decyzji, najczęstsze obiekcje oraz segmenty, które wcześniej nie reagowały.
Proces
Informacja o tym, kto prowadzi discovery, kto przygotowuje ofertę, kto negocjuje i kto podejmuje decyzje po stronie firmy.
Materiały
Prezentacje, case studies, przykładowe oferty, referencje, FAQ produktowe oraz materiały pomocne podczas rozmowy.
Dane
Dostęp do CRM lub uzgodnionego systemu raportowania oraz jasne definicje leada, szansy i kolejnych etapów procesu.
1. Zacznij od ICP i segmentów, a nie od „całego rynku”
Jednym z najczęstszych problemów na początku współpracy jest zbyt szeroko określona grupa docelowa. „Firmy produkcyjne”, „software house’y” albo „firmy zatrudniające powyżej 50 osób” to jeszcze nie segment sprzedażowy.
Dobry start wymaga kilku hipotez możliwych do osobnego testowania. Segment może uwzględniać branżę, wielkość firmy, model biznesowy, lokalizację, wykorzystywaną technologię, sytuację zakupową albo konkretny problem.
„Sprzedajemy do produkcji”
Trudno zbudować trafną komunikację, porównywać wyniki i ustalić, dlaczego jedna grupa reaguje lepiej od drugiej.
Oddzielne hipotezy segmentów
Każdy segment ma własny problem, personę decyzyjną, argument wejścia i mierzalny wynik testu.
Jeśli firma nie ma jeszcze uporządkowanego ICP, pierwszym etapem współpracy powinno być jego wypracowanie, a nie uruchomienie kampanii na dużej bazie.
2. Partner musi rozumieć propozycję wartości, a nie tylko ofertę
Znajomość parametrów produktu nie wystarczy do prowadzenia skutecznego prospectingu. Zewnętrzny handlowiec lub zespół musi wiedzieć, dlaczego klienci kupują, z czym porównują rozwiązanie i co powoduje, że są gotowi poświęcić czas na rozmowę.
Przed startem warto odpowiedzieć na kilka konkretnych pytań: jaki koszt ponosi klient bez rozwiązania, jaki problem występuje najczęściej, co zwykle uruchamia proces zakupowy i gdzie firma realnie wygrywa z alternatywami.
Partner powinien dostać nie tylko odpowiedź na pytanie „co sprzedajemy?”, ale przede wszystkim „dlaczego właściwy klient miałby teraz chcieć o tym porozmawiać?”.
3. Zaplanuj onboarding zewnętrznego zespołu sprzedaży
Nawet doświadczony handlowiec potrzebuje czasu na poznanie nowej oferty. W outsourcingu ten etap można znacząco przyspieszyć, jeżeli onboarding jest przygotowany wcześniej.
Powinien obejmować produkt, rynek, konkurencję, typowe sytuacje zakupowe, przykłady klientów, najczęstsze obiekcje oraz rzeczy, których handlowiec nie powinien obiecywać bez konsultacji.
Oferta i produkt
Jak działa rozwiązanie, dla kogo jest przeznaczone i gdzie ma ograniczenia.
Klient
Jak wygląda idealny profil firmy i jakie role uczestniczą w zakupie.
Rozmowa
Problemy, pytania discovery, obiekcje i sposób przedstawiania wartości.
OUTSOURCING SPRZEDAŻY EXPANDIS
Nie zaczynamy od przypadkowej bazy kontaktów
Przed działaniami porządkujemy segmenty, persony, komunikację i sposób mierzenia wyników, żeby prospecting był testem konkretnych hipotez sprzedażowych.
4. Ustal dokładnie, kto odpowiada za każdy etap sprzedaży
Outsourcing sprzedaży może obejmować jedynie prospecting i umawianie spotkań albo znacznie większą część procesu. Problem zaczyna się wtedy, gdy odpowiedzialność nie jest jednoznaczna.
Produkt i decyzje
Wiedza ekspercka, aktualne ceny, decyzje ofertowe, szybkie odpowiedzi techniczne, materiały i dostępność ekspertów.
Działania sprzedażowe
Research, prospecting, pierwsze kontakty, kwalifikacja, follow-up, prowadzenie ustalonej części procesu i raportowanie.
Optymalizacja
Segmentacja, propozycja wartości, analiza reakcji rynku, zmiany komunikacji i decyzje dotyczące skalowania.
Im bardziej złożony produkt, tym ważniejszy jest dostęp do osoby po stronie klienta, która może szybko odpowiedzieć na pytania partnera. Kilkudniowe oczekiwanie na prostą decyzję może zatrzymać szansę, której nie da się odzyskać kolejnym follow-upem.
5. Ustal zasady przekazywania leadów i szans sprzedażowych
„Umówcie nam spotkania, a dalej już sobie poradzimy” brzmi prosto, ale w praktyce wymaga precyzyjnego ustalenia momentu przekazania odpowiedzialności.
Firma powinna wiedzieć, co musi wydarzyć się przed przekazaniem leada: czy wystarczy zainteresowanie rozmową, czy konieczna jest weryfikacja problemu, budżetu, osoby decyzyjnej albo planowanego terminu zakupu.
Przed startem odpowiedzcie na pięć pytań
Kiedy lead staje się szansą? Kto prowadzi pierwsze spotkanie? Kto wykonuje follow-up? Kto przygotowuje ofertę? Kto odpowiada za dalszy ruch, jeśli klient milczy?
Brak tych ustaleń prowadzi do sytuacji, w której partner uważa spotkanie za poprawnie przekazane, a wewnętrzny handlowiec oczekuje znacznie bardziej dojrzałego klienta.
6. Jeden proces, jedno źródło danych
Współpraca jest znacznie trudniejsza, jeśli zewnętrzny zespół prowadzi własny arkusz, handlowiec klienta osobny CRM, a zarząd dostaje trzeci raport.
Nie zawsze partner musi pracować bezpośrednio w CRM firmy, ale musi istnieć jednoznaczny sposób synchronizacji danych. Status szansy, kolejny krok, data kontaktu, przyczyna przegranej i źródło leada powinny być dostępne dla osób zarządzających projektem.
Dzięki temu proces sprzedaży B2B można analizować na podstawie zachowań klientów i rzeczywistych danych, a nie wyłącznie liczby wykonanych aktywności.
7. Jak ustalić KPI outsourcingu sprzedaży na pierwsze 90 dni?
Pierwszych tygodni nowego projektu nie warto oceniać wyłącznie liczbą zamkniętych kontraktów. W wielu modelach sprzedaży w tym czasie żadna rozsądnie prowadzona szansa nie zdąży jeszcze przejść przez cały proces zakupowy.
Lepszym rozwiązaniem jest mierzenie kolejnych etapów lejka i sprawdzanie, czy rynek potwierdza przyjęte hipotezy.
Dotarcie
Liczba właściwych firm, znalezionych kontaktów i skutecznie wykonanych prób dotarcia.
Reakcja rynku
Odpowiedzi, rozmowy, powtarzające się obiekcje i różnice pomiędzy segmentami.
Szanse
Liczba zakwalifikowanych tematów, jakość rozmów oraz kolejne kroki ustalone z klientami.
Pipeline
Wartość i jakość aktywnego pipeline’u oraz przechodzenie szans przez kolejne etapy.
Sprzedaż
Wygrane kontrakty, konwersja, wartość sprzedaży i ekonomika projektu.
Wskaźniki powinny być dopasowane do długości cyklu sprzedaży. Jeżeli średni proces trwa sześć miesięcy, oczekiwanie reprezentatywnej konwersji po 30 dniach prowadzi do błędnych decyzji.
8. Na początku współpracy pracuj w krótkich cyklach
Pierwsze tygodnie outsourcingu są przede wszystkim okresem uczenia się rynku. Dlatego warto ustalić regularny rytm przeglądów.
Na początku najczęściej sprawdza się tygodniowy review. Nie chodzi o odczytanie raportu z liczbą telefonów. Spotkanie powinno odpowiadać na pytania: który segment reaguje najlepiej, jakie obiekcje się powtarzają, co słyszą handlowcy i jaką hipotezę testujemy w kolejnym tygodniu.
Największą wartością pierwszego miesiąca może być nie kontrakt, ale informacja, który segment i który problem faktycznie otwierają rozmowę.
9. Czego nie robić podczas wdrażania outsourcingu sprzedaży?
„Macie bazę, to dzwońcie”
Brak segmentacji powoduje, że wyniki różnych grup mieszają się i trudno wyciągnąć użyteczne wnioski.
Zmiana kierunku co tydzień
Hipoteza potrzebuje odpowiedniej próbki. Zbyt częste zmiany powodują, że żaden test nie daje wiarygodnego wyniku.
Brak osoby decyzyjnej
Partner czeka na odpowiedzi, akceptację komunikacji i decyzje, a tempo działań spada.
Brak feedbacku z dalszej sprzedaży
Jeżeli partner nie wie, co wydarzyło się po przekazaniu spotkania, nie może poprawiać kwalifikacji.
Ocena tylko po liczbie spotkań
Duża liczba słabych rozmów może wyglądać dobrze w raporcie i nie stworzyć żadnego wartościowego pipeline’u.
Ocena projektu po 30 dniach sprzedażą
Przy długim procesie wynik trzeba oceniać przez jakość tworzonego pipeline’u i przechodzenie szans przez etapy.
Checklista: czy firma jest gotowa na outsourcing sprzedaży?
| Obszar | Co powinno być ustalone? | Status przed startem |
|---|---|---|
| Oferta | Zakres, ograniczenia, ceny lub zasady wyceny | Do sprawdzenia |
| ICP | 2–4 pierwsze segmenty do osobnego testowania | Do sprawdzenia |
| Persony | Role decyzyjne, wpływające i użytkownicy rozwiązania | Do sprawdzenia |
| Propozycja wartości | Problem, efekt biznesowy, przewagi i dowody | Do sprawdzenia |
| Materiały | Case studies, prezentacje, przykładowe oferty, FAQ | Do sprawdzenia |
| Proces | Moment przekazania szansy i odpowiedzialność za kolejne etapy | Do sprawdzenia |
| CRM | Statusy, pola, kolejny krok i sposób synchronizacji danych | Do sprawdzenia |
| KPI | Wskaźniki dla dotarcia, rozmów, szans, pipeline’u i sprzedaży | Do sprawdzenia |
| Komunikacja | Osoba odpowiedzialna i regularny termin review | Do sprawdzenia |
Najczęstsze pytania o przygotowanie do outsourcingu sprzedaży
Czy przed outsourcingiem sprzedaży trzeba mieć gotową strategię?
Nie musi być kompletna. Firma powinna jednak posiadać materiał wejściowy dotyczący klientów, oferty i dotychczasowej sprzedaży. Partner może pomóc w dopracowaniu segmentacji i komunikacji przed rozpoczęciem prospectingu.
Ile segmentów warto testować na początku?
Zazwyczaj lepiej rozpocząć od kilku wyraźnie zdefiniowanych segmentów niż jednej bardzo szerokiej grupy. Dzięki temu można porównać reakcje i szybciej znaleźć kierunek o największym potencjale.
Czy firma outsourcingowa powinna pracować w naszym CRM?
Nie zawsze jest to konieczne, ale dane muszą być synchronizowane i dostępne w jednym procesie raportowania. Firma powinna widzieć status szans, kolejne kroki i wyniki działań.
Kiedy można ocenić, czy outsourcing sprzedaży działa?
To zależy od długości procesu sprzedaży. Pierwsze tygodnie można oceniać na podstawie reakcji rynku, liczby rozmów i jakości szans. Ostateczny wynik sprzedażowy wymaga zwykle co najmniej pełnego cyklu sprzedaży.
Kto powinien odpowiadać za projekt po stronie firmy?
Najlepiej jedna konkretna osoba posiadająca możliwość podejmowania lub szybkiego uzyskiwania decyzji dotyczących segmentów, komunikacji, oferty i dalszej obsługi szans.
Powiązane materiały i usługi
Co warto przeczytać dalej?
Outsourcing sprzedaży B2B
Zobacz model współpracy Expandis obejmujący przygotowanie strategii, prospecting, kwalifikację i rozwój pipeline’u.
ArtykułOutsourcing działu sprzedaży — jak to działa?
Praktycznie o zakresie pracy zewnętrznego zespołu i możliwych modelach współpracy.
ArtykułIle kosztuje outsourcing sprzedaży?
Modele rozliczeń, zakres usługi i elementy, które wpływają na ostateczny koszt projektu.
ArtykułZewnętrzny handlowiec — pierwsze 90 dni
Zobacz, jak powinny wyglądać kolejne etapy współpracy od startu do pierwszego dojrzałego pipeline’u.
Podsumowanie: dobry outsourcing zaczyna się przed pierwszym kontaktem z klientem
Firma nie musi mieć przed startem perfekcyjnego procesu sprzedaży. Powinna jednak przekazać partnerowi możliwie dużo wiedzy o ofercie, klientach i dotychczasowych doświadczeniach oraz wspólnie ustalić segmenty, odpowiedzialności, KPI i zasady pracy na danych.
Dzięki temu pierwsze tygodnie nie są chaotycznym poszukiwaniem kierunku. Stają się uporządkowanym procesem testowania hipotez i zbierania informacji, które pozwalają stopniowo poprawiać skuteczność działań.
OUTSOURCING SPRZEDAŻY EXPANDIS
Rozważasz zewnętrzne wsparcie sprzedaży?
W Expandis zaczynamy od diagnozy, segmentacji i przygotowania procesu. Dopiero później uruchamiamy działania prospectingowe i rozwijamy pipeline na podstawie reakcji rynku.